A habilidade de priorizar tarefas tem se tornado fundamental em um mundo do excesso onde tudo é pra ontem.
Cada vez mais os profissionais do mundo corporativo estão sendo desafiados a dar conta de uma série de coisas ao mesmo tempo, o que muitas vezes leva àquela sensação de que “algum pratinho vai ter que cair”.
Mas isso não é necessário. Desde que se tenha uma boa organização das tarefas do dia e critérios claros para priorização do que precisa ser feito a cada tempo.
Para elucidar o tema, abordarei por etapas:
1- Como identificar tarefas urgentes e importantes e como estabelecer uma ordem de prioridade para elas
Uma das matrizes mais conhecidas no mundo da produtividade é a Matriz de Eisenhower.
Ela se baseia na ideia de que as tarefas podem ser classificadas em quatro categorias: urgentes e importantes, importantes, urgentes, e não importantes e não urgentes.
De acordo com a teoria, a melhor forma de escolher é focar nas atividades que são importantes e urgentes primeiro, e depois nas atividades que são importantes mas não urgentes, delegar atividades que são urgentes mas não importantes, e eliminar ou adiar atividades que são não urgentes e não importantes.
Um estudo realizado por Stephen Covey, apresentado no livro Primeiro o Mais Importante, sugere que, além da matriz de Eisenhower, é importante identificar suas metas pessoais e organizacionais a longo prazo para priorizar tarefas de forma mais eficaz. Covey afirma que é fundamental identificar seus valores pessoais e objetivos de longo prazo, para que você possa priorizar tarefas de acordo com o que é mais importante para você e sua organização.
2- Como evitar distrações e interrupções, tais como emails, mensagens instantâneas e redes sociais
Quando falamos de distrações que fazem parte do nosso cotidiano, não acredito que a melhor forma é simplesmente desligar e sumir do mundo. Isso me parece sempre uma fuga que tende a dar errado no longo prazo.
Quando faço uma busca profunda, encontro diversas estratégias para evitar distrações e interrupções no ambiente de trabalho, como o uso de técnicas de produtividade e a criação de ambientes favoráveis à concentração.
Um estudo realizado por Mark, Gudith e Klocke chamado “O custo da Interrupção no trabalho”, mostrou que interrupções no trabalho podem ter um impacto negativo na produtividade, aumentando o tempo necessário para concluir uma tarefa e aumentando a taxa de erros. Eles descobriram que, em média, os trabalhadores levam cerca de 25 minutos para retornar a uma tarefa após uma interrupção.
Outro estudo, realizado por eles, examinou os efeitos de multitarefa e interrupções no desempenho do trabalho. Eles descobriram que, embora as pessoas possam acreditar que são capazes de realizar várias tarefas simultaneamente, na realidade, a multitarefa e as interrupções podem prejudicar a qualidade e a eficiência do trabalho.
Uma dica prática para evitar as distrações no escritório ou até mesmo em casa é usar fones de ouvido. Um estudo de 2016 mostrou os efeitos do uso de fones de ouvido no ambiente de trabalho e descobriu que eles podem ajudar a reduzir o nível de ruído e distrações no ambiente, resultando em maior produtividade e satisfação do trabalhador.
3- Como desenvolver habilidade de organização e planejamento, tais como usar listas de tarefas, calendários e cronogramas para gerenciar seu tempo de forma eficaz
Quem me acompanha sabe que sou um entusiasta de listas de tarefas, organização e planejamento. Meu método trajetória SMart tem se provado funcionar para vários tipos de ambiente.
Um estudo realizado por Tuckman e Sexton, mostrou que o uso de cronogramas e calendários pode ajudar a melhorar a eficiência no trabalho e reduzir o estresse. Os autores descobriram que o uso dessas ferramentas pode ajudar os trabalhadores a identificar e priorizar tarefas importantes, além de reduzir a sensação de sobrecarga de trabalho.
4- Como gerenciar efetivamente seu tempo quando você tem várias tarefas diferentes e prazos para cumprir
Sabemos que o tempo está passando e o gerenciamento do mesmo é quase uma utopia, sendo necessário gerir bem as escolhas que fazemos no tempo que temos.
Então é fundamental olharmos atentamente para essa capacidade.
Um estudo realizado por Kusunoki, Haga e Kato em 2020 examinou a relação entre o gerenciamento de tempo e a satisfação no trabalho. Os autores descobriram que uma gestão efetiva do tempo estava associada a uma maior satisfação no trabalho, além de contribuir para uma melhor qualidade de vida.
5- Como aprender a delegar tarefas e a dizer “não” quando necessário para garantir que você possa se concentrar nas tarefas mais importantes
Definitivamente essa é uma habilidade importante para garantir que você possa se concentrar nas tarefas mais importantes e aumentar sua produtividade.
Um estudo realizado por Smith e Groom examinou a relação entre a delegação de tarefas e a produtividade no trabalho. Nesse estudo foi descoberto que a delegação de tarefas estava associada a um aumento na produtividade e que os gerentes que delegavam tarefas com eficácia tinham maior probabilidade de alcançar seus objetivos.
E, mesmo que você não tenha equipe para delegar, é importante identificar os modelos mentais que te impedem de dizer não, porque eles estão criando comportamentos que te afastam dos seus objetivos.
Agora, depois de ler todos esses itens, me conte nos comentários.
Você consegue priorizar as tarefas do seu trabalho com tranquilidade?
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Referências:
- Berg, M. E., Kolodziej, S. M., & Lehrfeld, J. (2010). The Eisenhower Matrix: A tool for setting priorities.
- Covey, S. R. (1994). First things first. Simon and Schuster.
- Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008). The cost of interrupted work: More speed and stress.
- Mark, G., Gonzalez, V. M., & Harris, J. (2014). No task left behind? Examining the nature of fragmented work.
- Kostadinov, D., Danielson, P., Petersson, P., & Lindberg, S. (2016). The effects of headphone use and multitasking on the quality of work and learning in noisy environments.
- Karr-Wisniewski, P., & Luong, A. (2013). When to-do is to-be: The effect of instilling work relevance on the organizational, social, and personal benefits of prosocial behavior.
- Tuckman, B. W., & Sexton, T. L. (1992). The effect of time management practices on college grades.
- Smith, P. B., & Groom, R. (2016). Delegation, control and productivity: Evidence from a field experiment.